Wij begrijpen jouw bezorgdheid over jouw (online) privacy. We springen dan ook voorzichtig met jouw persoonsgegevens om. We vinden respect en openheid heel belangrijk, dat zijn immers twee van de drie waarden van Karavaan. We kiezen voor een duurzame relatie met onze leden, vrijwilligers en geïnteresseerden. Daarom leggen wij in alle openheid uit welke gegevens we gebruiken, waarvoor, aan wie we ze kunnen bezorgen en hoe lang we ze bijhouden.

We bewaren je gegevens voornamelijk op volgende platformen, in samenwerking met volgende partners:

  • Gloria, onze online database, beheerd en beveiligd door Byteworks en gehost op een server, beheerd en beveiligd door Mediaraven.
  • Onze server, beheerd en beveiligd door Joker

We hebben enkele partners buiten de EU die zich in regel hebben gesteld met de Europese wetgeving:

  • Mad Mimi, ons mailingprogramma
  • Google Drive
  • Facebook

Het is belangrijk dat je het volgende weet: Wij geven nooit jullie gegevens door aan derden tenzij met jullie expliciete toestemming! Wij bewaren enkel de gegevens die wij noodzakelijk achten.

Welke gegevens we verzamelen, waar we ze bewaren, hoe lang, enzoverder, hangt af van de reden waarom we ze verzamelen:

  1. We versturen nieuwsbrieven en ons magazine We versturen nieuwsbrieven en ons magazine De Karavaan
  2. We organiseren activiteiten rond duurzaam reizen, dichtbij huis
  3. We organiseren vorming voor onze vrijwilligers
  4. Je wilt deelnemen aan de selectieprocedure om reisbegeleider te worden
  5. Onze reisbegeleiders begeleiden de reizen van Joker
  6. Onze reisbegeleiders organiseren een groepsreis voor Joker-klanten
  7. Je wilt komen werken bij Karavaan
  8. Je bezoekt onze website www.karavaan.be
  9. Je volgt ons op sociale media
  10. Toepasselijk recht en bevoegde rechtbanken

Heb je twijfels, wensen of vragen? Dan kan je altijd terecht op privacy@karavaan.be.

Karavaan vzw
Geerdegemvaart 96
2800 Mechelen
info@karavaan.be
privacy@karavaan.be - Hét contactadres voor alle vragen i.v.m. jouw privacy.
+32 15 407 580

1. WE VERSTUREN NIEUWSBRIEVEN EN ONS MAGAZINE DE KARAVAAN

We verzamelen hiervoor volgende gegevens:

Jouw naam en e-mailadres voor de nieuwsbrieven.
Jouw naam en adres voor De Karavaan.

Waarvoor gebruiken we jouw gegevens?

We gebruiken deze gegevens om je op de hoogte te houden van onze werking. We letten erop je niet te overstelpen met informatie. Al onze leden krijgen de nieuwsbrief en De Karavaan zodat ze op de hoogte blijven van het nieuws in onze vereniging.
Geïnteresseerden kunnen zich eveneens inschrijven op onze nieuwsbrief, de K-Mail.
Onze vrijwilligers krijgen een interne nieuwsbrief, de Karavaan Express. Deze is broodnodig om zeker je vrijwilligersengagement juist te kunnen uitoefenen en steeds op de hoogte te zijn van de laatste ontwikkelingen.

Aan wie kunnen we jouw gegevens bezorgen?

Onze drukker gebruikt jullie adresgegevens zodat jullie het magazine in jullie bus krijgen. We hebben met hen een overeenkomst die de veiligheid van jullie gegevens waarborgt.
Onze Mail Client voor de nieuwsbrieven is Mad Mimi. Ook zij hebben alles aangepast om in regel te zijn met de nieuwe Europese wetgeving, de GDPR. Je leest er hier meer over.

Hoe lang houden we jouw gegevens bij?

De Karavaan blijf je ontvangen zolang je lid bent. Gaan er twee jaar voorbij zonder dat je jouw lidmaatschap vernieuwt? Dan verwijderen we jouw gegevens.
Op de K-mail, onze nieuwsbrief voor leden en geïnteresseerden, blijf je geabonneerd tot je zelf jouw inschrijving stopzet. Dat kan onderaan elke nieuwsbrief.
De Karavaan Express ontvang je niet meer als je jouw engagement als vrijwilliger stopzet.

2. WE ORGANISEREN ACTIVITEITEN ROND DUURZAAM REIZEN, DICHTBIJ HUIS

We verzamelen hiervoor volgende gegevens:

Naam, e-mailadres, adres, geboortedatum, vegetariër of niet, geslacht, telefoonnummers, contact voor noodgevallen met telefoonnummer, ervaring als Joker-reiziger, beeldmateriaal, deelname activiteiten organisatie. Deze worden bewaard op onze online database Gloria.

Waarvoor gebruiken we jouw gegevens?

Deze gegevens verzamelen we enerzijds voor de overheid (meer daarover hieronder) en anderzijds om een vlekkeloze en leuke activiteit voor jou te kunnen organiseren. We houden ook bij of je een Joker-reiziger bent. Dan krijg je immers gratis lidmaatschap.

Aan wie kunnen we jouw gegevens bezorgen?

Karavaan is een landelijk erkende jeugdvereniging. Dat wilt zeggen dat we van Vlaanderen subsidies krijgen om onze missie, visie en beleidsnota waar te kunnen maken. Om die subsidies waar te maken moeten we ook verschillende bewijsstukken leveren aan de overheid. Concreet gaat dit over: naam, leeftijd en postcode van de deelnemers aan onze activiteiten.
Soms werken verschillende vrijwilligers samen aan een grotere activiteit. Zij kunnen in dat geval ook aan de nodige gegevens van de deelnemers van hun activiteit om deze goed te laten verlopen. Zij werken hiervoor soms op Google Drive. De gegevens worden daar net zo lang bewaard tot de activiteit voorbij is.

Hoe lang houden we jouw gegevens bij?

Alle gegevens in verband met de activiteitenwerking en vorming, inclusief deelnemerslijsten, moeten voor de overheid vijf jaar bijgehouden worden ter verantwoording.
Contacten in Gloria die zich nooit hebben aangemeld worden verwijderd als ze hun lidmaatschap niet vernieuwen.
Contacten in Gloria die wel aan activiteiten hebben deelgenomen blijven in Gloria tot zij zelf hun account opzeggen. Heb je tweemaal je lidmaatschap niet vernieuwd? Dan verwijderen we jouw gegevens uit onze database.
Op Google Drive worden enkel gegevens bewaard die op dat moment gebruikt worden door vrijwilligers of personeelsleden. Eens de noodzaak verdwenen is (einde bevraging/activiteit) worden deze weer verwijderd van Google Drive.

3. WE ORGANISEREN VORMING VOOR ONZE VRIJWILLIGERS

We verzamelen hiervoor volgende gegevens:

Naam, e-mailadres, adres, geboortedatum, vegetariër of niet, geslacht, telefoonnummers, contact voor noodgevallen met telefoonnummer, beeldmateriaal, beroepservaring, opvolging, opleiding & vorming, EHBO-attesten, talenkennis, engagementen binnen de organisatie, reiservaring. Deze worden bewaard op onze online database Gloria.

Waarvoor gebruiken we jouw gegevens?

Karavaan is een vrijwilligersorganisatie die reisbegeleiders opleidt voor de avontuurlijke groepsreizen van Joker. Onze vorming is enkel beschikbaar voor vrijwilligers. We gebruiken bovenstaande gegevens om een kwaliteitsvolle vorming op maat te kunnen organiseren voor elke vrijwilliger. We vinden het belangrijk om onze vrijwilligers ook te kunnen coachen in hun persoonlijk traject. De vormingsinitiatieven duren meestal meerdere dagen. We hebben dus ook de verschillende gegevens nodig om een aangenaam verblijf te verzorgen.

Aan wie kunnen we jouw gegevens bezorgen?

Aan de overnachtingsplaats bezorgen we een namenlijst.
Aan de vormers om een vorming op maat te kunnen voorzien. We waken er hier steeds over enkel de gegevens te ontsluiten die relevant zijn.
Toerisme Vlaanderen krijgt een rapport van de opleiding om de reisleiderskaart uit te kunnen reiken.
Naam en foto aan de AP Hogeschool om de reisleiderskaarten te maken.
Uitzonderlijk kan er door de overheid ook info opgevraagd worden over de vorming van de vrijwilliger binnen Karavaan.
Karavaan is een landelijk erkende jeugdvereniging. Dat wilt zeggen dat we van Vlaanderen subsidies krijgen om onze missie, visie en beleidsnota waar te kunnen maken. Om die subsidies waar te maken moeten we ook verschillende bewijsstukken leveren aan de overheid. Concreet gaat dit over: naam, leeftijd en postcode van de deelnemers aan onze vorming.

Hoe lang houden we jouw gegevens bij?

Alle gegevens in verband met de activiteitenwerking en vorming, inclusief deelnemerslijsten, moeten voor de overheid vijf jaar bijgehouden worden ter verantwoording.
Zolang de vrijwilliger actief is binnen de organisatie of zo lang hij lid blijft.
De op te volgen punten van jouw persoonlijk traject worden bewaard, ook als het lid vraagt verwijderd te worden, als dat van noodzakelijk belang is in het geval de vrijwilliger zich ooit terug zou aanmelden bij de organisatie.
Op Google Drive worden enkel gegevens bewaard die op dat moment gebruikt worden door vrijwilligers of personeelsleden. Eens de noodzaak verdwenen is (einde bevraging/activiteit) worden deze weer verwijderd van Google Drive.
Het Aanvraagdossier reisleiderskaart wordt verwijderd van de server eens ingediend bij toerisme Vlaanderen en eens we de kaart aangekregen hebben.

4. JE WILT DEELNEMEN AAN DE SELECTIEPROCEDURE OM REISBEGELEIDER TE WORDEN

We verzamelen hiervoor volgende gegevens:

Naam, e-mailadres, adres, geboortedatum, vegetariër of niet , geslacht, telefoonnummers, contact voor noodgevallen met telefoonnummer, beeldmateriaal, beroepservaring, opleiding & vorming, vrijetijdsbesteding, reiservaring, rijbewijs, talenkennis.

Waarvoor gebruiken we jouw gegevens?

Aan de hand van de verzamelde gegevens kunnen we kijken wie er de vereiste competenties en talenten heeft om reisbegeleider te worden en dus aan de opleiding kan beginnen.
Net zoals voor de vorming en de activiteiten moeten we voor de overheid deelnemerslijsten bijhouden en aanleveren op aanvraag.
De selectieprocedure heeft als hoogtepunt het selectieweekend. Om de juiste maaltijden te voorzien, willen we weten of de kandidaat vegetariër is of niet.

Aan wie kunnen we jouw gegevens bezorgen?

Aan de overnachtingsplaats bezorgen we een namenlijst.
Aan het preselectieteam en selecteurs (vrijwilligers) om de selectieprocedure in goede banen te leiden. We waken er hier steeds over enkel de gegevens te ontsluiten die relevant zijn.
Karavaan is een landelijk erkende jeugdvereniging. Dat wilt zeggen dat we van Vlaanderen subsidies krijgen om onze missie, visie en beleidsnota waar te kunnen maken. Om die subsidies waar te maken moeten we ook verschillende bewijsstukken leveren aan de overheid. Concreet gaat dit over: naam, leeftijd en postcode van de deelnemers aan onze activiteiten.

Hoe lang houden we jouw gegevens bij?

Alle gegevens in verband met de activiteitenwerking en vorming, inclusief deelnemerslijsten, moeten voor de overheid vijf jaar bijgehouden worden ter verantwoording.
Alle info wordt bewaard in Gloria voor zij die geselecteerd worden aan het einde van de procedure.
Wie niet geselecteerd wordt krijgt de nodige feedback . Nadien houden we de gegevens nog drie jaar bij indien daar toestemming toe gegeven is. Zo niet verwijderen we de gegevens zodra de deelnemer geïnformeerd is geweest. We bewaren wel dat hij heeft meegedaan en niet geselecteerd is.
Uitzonderlijk krijgen deelnemers de mogelijkheid op een herkansing in de toekomst. In dit geval houden we de gegevens nog bij tot de deelnemer beslist te herkansen.
De gegevens van wie niet kan meedoen omdat het weekend volzet is, houden we drie jaar bij, indien we daar toestemming voor hebben gekregen. Zij worden later mogelijk opnieuw uitgenodigd.
Op Google Drive worden enkel gegevens verwerkt zolang de procedure loopt. Geïnteresseerden vullen een selectiefiche in op Google Drive. Het preselectieteam kan dat inzien om een preselectie te maken voor het selectieweekend.
De selecteurs krijgen toegang tot bovenstaande gegevens van hun groepje op het selectieweekend tot de selectieprocedure is afgerond. Dit gebeurt eveneens via Google Drive.
De selectiefiche wordt na drie jaar verwijderd, indien de begeleider tegen dan zijn vorming heeft afgerond. Zolang de vorming loopt en de begeleider actief is worden de fiches bewaard.

5. ONZE REISBEGELEIDERS BEGELEIDEN DE REIZEN VAN JOKER

We verzamelen hiervoor volgende gegevens:

Naam, e-mailadres, adres, geboortedatum, vegetariër, geslacht, telefoonnummers, contact voor noodgevallen met telefoonnummer, beeldmateriaal, beroepservaring, opleiding & vorming, vrijetijdsbesteding, reiservaring, rijbewijs, EHBO-attesten, talenkennis, Skypenaam, regiowerking, rijksregisternummer, opvolging, nummer reisleiderskaart. Deze worden bewaard op onze online database Gloria.

Waarvoor gebruiken we jouw gegevens?

Aan de hand van deze gegevens maken wij de match tussen reisbegeleider en groepsreis. We ondersteunen hen en coachen hen waar nodig. Het rijksregisternummer is nodig om het digitaal ondertekenen van de forfaitaire vrijwilligersvergoeding in Gloria rechtsgeldig te maken.

Aan wie kunnen we jouw gegevens bezorgen?

Heel de reisbegeleiderswerking gebeurt in nauwe samenwerking met de tour operating van Joker. Zij kunnen ook aan deze gegevens.
Karavaan is een landelijk erkende jeugdvereniging. Dat wilt zeggen dat we van Vlaanderen subsidies krijgen om onze missie, visie en beleidsnota waar te kunnen maken. Om die subsidies waar te maken moeten we ook verschillende bewijsstukken leveren aan de overheid. Concreet kan dit gaan over vorming binnen de organisatie en de engagementen die je binnen de organisatie bent aangegaan.
We geven ook het fotoboek (foto, naam, telefoon en e-mail) aan de ViaVia’s waar vertrekvergaderingen georganiseerd worden. Zo kunnen zij de begeleider in kwestie contacteren in een dringende situatie. Voor alle andere situaties verloopt het contact via Karavaan.

Hoe lang houden we jouw gegevens bij?

Alle info wordt bewaard in Gloria en op de server zolang de vrijwilliger actief is of lid is. Eens de begeleider geen lid meer is en zelf vraagt zijn gegevens te verwijderen, zullen we dat doen behoudens de info die voor toekomstige opvolging noodzakelijk is. Een inactieve vrijwilliger die ook geen lid meer is wordt verwijderd na 3 jaar (behoudens opvolging die noodzakelijk is voor de toekomst).
Rijksregisternummer wordt verwijderd zodra de begeleider zijn lidmaatschap niet meer vernieuwt en we deze niet meer moeten bijhouden ter verantwoording aan de overheid.
Nummer reisleiderskaart houden we enkel bij voor het lopende jaar.
Alle financiële documenten moeten voor de overheid tien jaar bijgehouden worden ter verantwoording.

6. ONZE REISBEGELEIDERS ORGANISEREN EEN GROEPSREIS VOOR JOKER-KLANTEN

We verzamelen hiervoor volgende gegevens van de Joker-klanten:

Naam, e-mailadres, adres, geboortedatum, vegetariër, geslacht, telefoonnummers, contact voor noodgevallen met telefoonnummer, medische gegevens die belangrijk zijn voor het veilig verloop van de reis, paspoortnummer, nationaliteit.
Deze gegevens krijgen we door van Joker om de reis voor te kunnen bereiden.

Waarvoor gebruiken we jouw gegevens?

Al deze gegevens zijn nodig om de groepsreis goed voor te kunnen bereiden.

Aan wie kunnen we jouw gegevens bezorgen?

Enkel de nodige gegevens zullen gedeeld worden om bijvoorbeeld reservaties te maken voor de groep.

Hoe lang houden we jouw gegevens bij?

Ten laatste zes maanden na terugkomst worden alle gegevens van Joker-reizigers verwijderd uit de reisvoorbereiding & mailboxen . Dit doen de begeleiders zelf. Ze hebben zich hiertoe verbonden via het reiscontract dat ze afsluiten met Joker.
Binnen die zes maanden is er soms nog opvolging van de reis waarvoor we de gegevens nog nodig hebben.
Bij verdere vragen kunnen jullie in dit geval ook terecht bij Joker op privacy@joker.be.

7. JE WILT KOMEN WERKEN BIJ KARAVAAN

We verzamelen hiervoor volgende gegevens:

Sollicitatie: Naam, e-mailadres, adres, geboortedatum, geslacht, telefoonnummers, beroepservaring, rijbewijs, vorming en opleiding, vrijetijdsbesteding.
Indiensttreding: rekeningnummer, rijksregisternummer, medische gegevens, samenstelling gezin.

Waarvoor gebruiken we jouw gegevens?

Om de sollicitatieprocedure in goede banen te leiden.
Om te voldoen aan de arbeidswetgeving.

Aan wie kunnen we jouw gegevens bezorgen?

Aan ons sociaal secretariaat, sdworx.

Hoe lang houden we jouw gegevens bij?

Aan sollicitanten met een interessant profiel, die niet weerhouden zijn, vragen we om het CV nog drie jaar bij te houden.
Van het personeel dat in dienst treedt, wordt het volledige personeelsdossier na de uitdiensttreding nog vijf jaar bijgehouden.

8. JE BEZOEKT ONZE WEBSITE WWW.KARAVAAN.BE

We verzamelen hiervoor volgende gegevens:

Karavaan kan anonieme of geaggregeerde gegevens verzamelen van niet-persoonlijke aard, zoals browser type of IP-adres, het besturingsprogramma dat u gebruikt of de domeinnaam van de website langs waar u naar onze-website gekomen bent, of waarlangs u die verlaat.
Tijdens een bezoek aan de site kunnen cookies op de harde schijf van uw computer geplaatst worden en dit enkel en alleen om de site beter af te stemmen op de behoeften van de terugkerende bezoeker. Deze mini bestandjes of cookies worden niet gebruikt om het surfgedrag van de bezoeker op andere websites na te gaan. Uw internetbrowser laat u toe dat u het gebruik van cookies verhindert, dat u een waarschuwing ontvangt wanneer een cookie geïnstalleerd wordt of dat u de cookies nadien van uw harde schijf verwijdert. Raadpleeg hiervoor de help-functie van uw internetbrowser.

Waarvoor gebruiken we jouw gegevens?

Dit maakt het ons mogelijk om onze website permanent te optimaliseren voor de gebruikers.

Aan wie kunnen we jouw gegevens bezorgen?

Al onze statistieken worden verzorgd door Google Analytics.

Hoe lang houden we jouw gegevens bij?

Gegevens worden anoniem in gebruikersstatistieken gegoten. We houden ze niet bij op jouw naam.

Intellectuele eigendomsrechten

Deze website is eigendom van Karavaan. Door de toegang tot en het gebruik van de website verklaart u zich uitdrukkelijk akkoord met de volgende algemene voorwaarden.
De inhoud van deze site, met inbegrip van de merken, logo’s, tekeningen, data, product- of bedrijfsnamen, teksten, beelden e.d. zijn beschermd door intellectuele rechten en behoren toe aan Karavaan of rechthoudende derden.
Beperking van aansprakelijkheid
De informatie op de webstite is van algemene aard. De informatie is niet aangepast aan persoonlijke of specifieke omstandigheden, en kan dus niet als een persoonlijk, professioneel of juridisch advies aan de gebruiker worden beschouwd.

Beperking van aansprakelijkheid

Karavaan levert grote inspanningen opdat de ter beschikking gestelde informatie volledig, juist, nauwkeurig en bijgewerkt zou zijn. Ondanks deze inspanningen kunnen onjuistheden zich voordoen in de ter beschikking gestelde informatie. Indien de verstrekte informatie onjuistheden zou bevatten of indien bepaalde informatie op of via de site onbeschikbaar zou zijn, zal Karavaan de grootst mogelijke inspanning leveren om dit zo snel mogelijk recht te zetten.
Karavaan kan evenwel niet aansprakelijk worden gesteld voor rechtstreekse of onrechtstreekse schade die ontstaat uit het gebruik van de informatie op deze site.
Indien u onjuistheden zou vaststellen in de informatie die via de site ter beschikking wordt gesteld, kan u de beheerder van de site contacteren.
De inhoud van de site (links inbegrepen) kan te allen tijde zonder aankondiging of kennisgeving aangepast, gewijzigd of aangevuld worden. Karavaan geeft geen garanties voor de goede werking van de website en kan op geen enkele wijze aansprakelijk gehouden worden voor een slechte werking of tijdelijke (on)beschikbaarheid van de website of voor enige vorm van schade, rechtstreekse of onrechtstreekse, die zou voortvloeien uit de toegang tot of het gebruik van de website.
Karavaan kan in geen geval tegenover wie dan ook, op directe of indirecte, bijzondere of andere wijze aansprakelijk worden gesteld voor schade te wijten aan het gebruik van deze site of van een andere, inzonderheid als gevolg van links of hyperlinks, met inbegrip, zonder beperking, van alle verliezen, werkonderbrekingen, beschadiging van programma's of andere gegevens op het computersysteem, van apparatuur, programmatuur of andere van de gebruiker.
De website kan hyperlinks bevatten naar websites of pagina's van derden, of daar onrechtstreeks naar verwijzen. Het plaatsen van links naar deze websites of pagina’s impliceert op geen enkele wijze een impliciete goedkeuring van de inhoud ervan.

Karavaan verklaart uitdrukkelijk dat zij geen zeggenschap heeft over de inhoud of over andere kenmerken van deze websites en kan in geen geval aansprakelijk gehouden worden voor de inhoud of de kenmerken ervan of voor enige andere vorm van schade door het gebruik ervan.

9. JE VOLGT ONS OP SOCIALE MEDIA

We verzamelen hiervoor volgende gegevens:

Naam en surfgedrag op de social media: Facebook; Instagram; Twitter & LinkedIn.
Bezoekersstatistieken zijn anoniem in te kijken voor statistieken. Per post kan je wel specifiek nagaan welke gebruiker dit leuk gevonden, gedeeld of becommentarieerd heeft.

Waarvoor gebruiken we jouw gegevens?

We gebruiken de gegevens enkel voor bezoekersstatistieken.

Aan wie kunnen we jouw gegevens bezorgen?

Jouw gegevens worden verzameld door het desbetreffende sociale medium. Je verklaart je hiervoor akkoord door op dat medium een account aan te maken.

Hoe lang houden we jouw gegevens bij?

Karavaan houdt deze gegevens zelf niet bij.

10. TOEPASSELIJK RECHT EN BEVOEGDE RECHTBANKEN

Het Belgisch recht is van toepassing op deze site. In geval van een geschil zijn enkel de rechtbanken van het arrondissement bevoegd.